Cómo gestionar una flota de transporte de forma eficiente

La flota más eficiente es aquella que utiliza únicamente los recursos necesarios para obtener el mejor funcionamiento posible. El objetivo es que los vehículos estén disponibles cuando se necesiten, sin gastar dinero innecesariamente. Para conseguirlo, hay que analizar cada detalle que influye sobre el TCM (Coste Total de Movilidad). 

En Iberofleeting llevamos más de 20 años gestionando flotas de empresas. En este artículo te vamos a mostrar cómo maximizar la eficiencia de una flota de transporte.

Variables que determinan la eficiencia de una flota

Para saber si una flota es realmente eficiente hay que analizar diferentes variables de forma conjunta:

• Costes: cuánto cuesta realmente cada vehículo.
• Utilización: cuánto y cómo se utiliza cada unidad.
• Disponibilidad: cuánto tiempo está operativa.
• Mantenimiento: cómo se planifican y controlan las intervenciones.
• Consumo: cuánto combustible utiliza y qué desviaciones existen.
• Operativa: cómo se gestionan incidencias, proveedores y documentación.
• Información: qué datos están disponibles para tomar decisiones.

Estas variables están relacionadas entre sí. Por ejemplo, un vehículo con un coste de mantenimiento elevado puede tener además una baja disponibilidad. Del mismo modo, un vehículo con un consumo superior al habitual puede requerir un análisis de su utilización o de su estado.

Recuerde que la eficiencia debe analizarse en conjunto y no a partir de una única variable. Eso es lo que se hace, por ejemplo, en una auditoría de gestión de flotas.

¿Cómo optimizar la gestión de una flota de vehículos ? 

Para mejorar la gestión de flotas, es necesario seguir un proceso que permita conocer los costes y la utilización de vehículos. En base a eso, se busca optimizar cada gasto, mejorando la disponibilidad y evitando las desviaciones, siempre que sea posible. 

Este es el conjunto de medidas que recomendamos para gestionar eficientemente una flota corporativa. 

1. Empiece por conocer cuánto cuesta realmente su flota

Antes de intentar reducir costes hay que saber dónde se están generando.

Analizar únicamente la cuota de renting, el combustible o el mantenimiento proporciona una visión parcial. El coste real de un vehículo puede incluir también seguros, neumáticos, impuestos, reparaciones, incidencias y otros gastos asociados a su utilización.

Por eso, conviene analizar el TCM o Coste Total de Movilidad. Por ejemplo, dos vehículos pueden tener una cuota mensual similar, pero presentar un coste total muy diferente:

	Vehículo A	Vehículo B
Cuota	500 €	500 €
Combustible	250 €	340 €
Mantenimiento	80 €	180 €
Seguros y otros costes	100 €	100 €
Coste mensual	930 €	1.120 €

A simple vista, ambos vehículos tienen la misma cuota. Sin embargo, el segundo supone 190 € más al mes. Este tipo de análisis permite identificar dónde se encuentran las oportunidades de eficiencia. Esa es una de las claves para maximizar la rentabilidad de la flota.

2. Analice cómo se utiliza cada vehículo

Una flota eficiente debe utilizar correctamente sus vehículos. Para ello, es necesario analizar datos como el kilometraje, la frecuencia de uso y la disponibilidad de cada unidad. Esto debe hacerse a través de un sistema de gestión para flota vía GPS. 

Imagine una empresa con 20 vehículos. Si cinco concentran la mayor parte de los kilómetros mientras otros cinco permanecen habitualmente parados, existe un desequilibrio en la utilización.

En este caso, comprar más vehículos no solucionaría necesariamente el problema. Primero habría que analizar cómo se está distribuyendo el uso de los activos disponibles.

Conocer el nivel de utilización de cada vehículo permite tomar decisiones sobre asignación, dimensionamiento y renovación de la flota.

3. Controle la disponibilidad de los vehículos

Un vehículo que permanece parado no está generando valor para la actividad, aunque continúe generando costes. 

Por eso, la disponibilidad es uno de los indicadores que debe formar parte de una gestión eficiente. Para controlarla, hay que saber:

• Cuándo está operativo cada vehículo.
• Cuánto tiempo permanece inmovilizado.
• Por qué motivo está parado.
• Cuánto duran las intervenciones.
• Qué vehículos presentan más periodos de inactividad.

Por ejemplo, si una unidad presenta una disponibilidad del 97 % y otra del 82 %, no deberían gestionarse igual. La segunda puede estar acumulando averías, intervenciones prolongadas o incidencias recurrentes. Analizar estas diferencias permite descubrir dónde se está perdiendo eficiencia.

4. Planifique el mantenimiento para evitar costes y paradas innecesarias

Gestionar el mantenimiento de la flota afecta directamente a los costes y a la disponibilidad de los vehículos.

Una gestión eficiente debe permitir conocer qué revisiones corresponden a cada unidad, cuándo deben realizarse y qué actuaciones siguen pendientes. También debe existir seguimiento de las intervenciones realizadas con talleres y proveedores.

Tenga en cuenta que el objetivo no es evitar todas las reparaciones. Es conseguir que el mantenimiento esté controlado y que las actuaciones necesarias no terminen convirtiéndose en problemas operativos mayores.

Por ejemplo, si un vehículo acumula varias averías similares y permanece largos periodos en taller, conviene analizar su historial, su coste y su disponibilidad. Esto permite determinar si existe un problema recurrente.

5. Analice el consumo y busque las desviaciones

El análisis del uso de combustible en las flotas también debe hacerse pensando en la eficiencia. La mejor forma es comparar vehículos similares y detectar desviaciones.

Conviene revisar estas variables:

• Consumo por vehículo: permite detectar unidades que gastan más de lo esperado.
• Kilometraje: relaciona el consumo con los kilómetros realmente realizados.
• Tipo de uso: no consume lo mismo un vehículo utilizado en ciudad que otro en carretera.
• Rutas: determinados recorridos pueden generar más kilómetros, tráfico o paradas.
• Conducción: aceleraciones, frenadas o ralentí excesivo pueden aumentar el consumo.
• Estado del vehículo: una avería o un mantenimiento deficiente también pueden provocar un consumo anormal.

Por ejemplo, si varios vehículos tienen un uso similar y uno consume significativamente más, conviene analizar qué está provocando esa diferencia.

6. Controle las incidencias y el tiempo que generan

Para gestionar una flota eficientemente es necesario saber qué vehículos tienen incidencias abiertas. Luego, hay que comprender qué actuación se está realizando y cuándo está previsto resolverlas.

Esto es importante cuando intervienen diferentes proveedores. Por ejemplo, una avería puede implicar al conductor, al gestor de flotas, al taller, a la aseguradora y a otros proveedores. Si cada parte dispone de una información diferente, el seguimiento se complica.

Centralizar la incidencia permite conocer su estado. En base a eso, es posible reducir el tiempo dedicado a averiguar qué está ocurriendo.

7. Centralice la información de la flota

Todos los puntos anteriores tienen algo en común: necesitan información. Costes, kilometraje, mantenimiento, combustible, incidencias, documentación y disponibilidad deben poder consultarse de forma ordenada.

Si cada dato se encuentra en un Excel diferente, un correo electrónico o una comunicación con un proveedor, resulta más difícil obtener una visión completa. Por eso, una gestión eficiente necesita una herramienta que permita centralizar la información.

En Iberofleeting utilizamos ESQDO dentro de nuestro servicio integral de gestión de flotas. Nuestra plataforma nos permite centralizar y realizar el seguimiento de la información de la flota. Así, podemos controlar la operativa y tomar decisiones con una visión global.

Indicadores que las flotas eficientes mantienen controlados

No existe un único indicador que permita determinar si una flota es eficiente. Es necesario combinar diferentes datos y analizar cómo se relacionan entre sí.

Estos son los principales datos o indicadores que las flotas eficientes mantienen controlados:

Qué controlar	Indicador	¿Qué puede indicar?
Costes	TCM	Permite conocer cuánto cuesta realmente la movilidad.
Utilización	Kilometraje	Ayuda a detectar vehículos infrautilizados o con un uso excesivo.
Disponibilidad	Tiempo operativo	Permite identificar vehículos que pasan demasiado tiempo parados.
Mantenimiento	Coste por vehículo	Ayuda a detectar unidades con gastos de mantenimiento elevados.
Combustible	Consumo	Permite gestionar el uso de combustible y detectar desviaciones.
Incidencias	Número y duración	Ayuda a identificar problemas recurrentes o periodos de inmovilización.
Operativa	Actuaciones pendientes	Permite detectar procesos clave que requieren seguimiento.

El objetivo no es que todos los indicadores sean bajos, sino que estén dentro de los niveles adecuados para la actividad de la empresa. Lo importante es detectar desviaciones, entender sus causas y actuar antes de que afecten la gestión de los costes de la flota.

¿Cómo interpretar estos indicadores?

Estos indicadores deben analizarse conjuntamente para tener una visión global de la eficiencia de la flota. Por ejemplo:

• Coste de mantenimiento elevado + baja disponibilidad + averías recurrentes: puede indicar que un vehículo genera un coste excesivo para el servicio prestado.
• Consumo elevado + kilometraje similar al resto de vehículos: puede indicar una desviación que conviene investigar.
• Bajo kilometraje + alta disponibilidad: puede indicar que un vehículo está disponible, pero está infrautilizado.
• Coste elevado + alta utilización + buena disponibilidad: puede responder a un vehículo que trabaja mucho y presta un servicio adecuado pese a su mayor coste.

Un indicador aislado no determina si una flota es eficiente o no. La eficiencia se entiende al relacionar costes, utilización, disponibilidad y funcionamiento de los vehículos.

¿Cómo implantar un sistema de gestión eficiente de flotas?

Una vez identificados los principales factores de eficiencia, el siguiente paso es convertirlos en un sistema de gestión de flotas. 

Este sistema debe seguir un ciclo continuo: medir, analizar, actuar y comprobar. Conozca qué implica cada paso. 

1. Medir

Recopile y centralice la información necesaria sobre vehículos, costes, mantenimiento, consumo, kilometraje, incidencias y disponibilidad. Esto permite conocer cómo está funcionando realmente la flota y disponer de una base objetiva para tomar decisiones.

2. Analizar

Compare los datos para identificar desviaciones, costes elevados, vehículos infrautilizados o problemas recurrentes. Analizar la información en conjunto ayuda a detectar qué está generando ineficiencias y qué aspectos requieren atención.

3. Actuar

Coordine las actuaciones necesarias con conductores, talleres, proveedores y responsables internos. El objetivo es aplicar medidas concretas sobre los problemas detectados y comprobar después si han mejorado los resultados.

4. Comprobar

Analice posteriormente si la actuación ha conseguido el resultado esperado. Por ejemplo: 

• Si un vehículo presenta costes de mantenimiento elevados, primero hay que identificar el problema. 
• Después puede ser necesario revisar su historial, coordinar una actuación o valorar su sustitución.
• Una vez tomada la decisión, habrá que comprobar si los costes y la disponibilidad evolucionan favorablemente.

Así es se pasa de registrar información a utilizarla para mejorar la eficiencia. Eso es lo que se consigue con nuestra plataforma de gestión de flotas.

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En Iberofleeting llevamos más de 20 años gestionando flotas y combinamos nuestra experiencia con ESQDO para controlar la operativa de nuestros clientes. 

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