Cómo gestionar el combustible de una flota: Guía completa

Para gestionar el combustible de una flota hay que controlar el consumo, relacionarlo con el uso del vehículo, detectar desviaciones y corregirlas. Hacerlo bien permite modificar las causas de consumos elevados sin afectar la operativa. No realizarlo implica todo lo contrario: costes descontrolados que afectan el TCM (Coste Total de Movilidad).

En Iberofleeting llevamos más de 20 años gestionando flotas. En esta guía explicamos qué hacer para gestionar mejor el combustible de una flota corporativa. 

¿Qué significa gestionar el combustible de una flota de manera eficiente?

Una gestión eficiente significa conseguir que cada vehículo utilice el combustible necesario para realizar su actividad. Se debe alcanzar un equilibrio entre uso y gasto. La clave para lograrlo es evitar consumos, desplazamientos o repostajes que no estén justificados por su utilización.

La mejor forma de hacerlo es externalizando la gestión de flotas, incluyendo la optimización de todos los costes del combustible. Eso hacemos en Iberofleeting.

Variables que debes analizar para gestionar el combustible

Para entender si un vehículo está funcionando de manera eficiente hay que relacionarlo con otras variables de la operación de la flota. Estas son las principales:

Variable	Qué permite conocer	Ejemplo
Litros repostados	Cuánto combustible consume cada vehículo.	Un vehículo reposta 250 litros al mes.
Kilómetros	Cuánto utiliza cada vehículo.	Un vehículo recorre 4.000 km al mes.
Consumo por 100 km	Cuánto combustible necesita para recorrer una distancia determinada.	Un vehículo consume 8 l/100 km.
Coste	Cuánto se destina al combustible.	El gasto mensual de un vehículo es de 500 €.
Rutas	Cómo influyen los trayectos en el consumo.	Un vehículo consume 8,5 l/100 km en rutas urbanas y 6,8 l/100 km en carretera.
Ralentí	Cuánto tiempo permanece el motor encendido sin avanzar.	Un vehículo acumula 10 horas de ralentí al mes.
Conducción	Cómo el uso del vehículo puede afectar al consumo.	Un vehículo registra 35 aceleraciones bruscas durante una semana.
Mantenimiento	Si el estado del vehículo puede estar afectando al consumo.	El consumo de un vehículo aumenta de 7 a 8,5 l/100 km antes de una revisión.
Utilización	Si el consumo es coherente con el uso del vehículo.	El vehículo A recorre 4.000 km al mes y el B solo 2.000 km, pero ambos consumen 300 litros.

La clave está en relacionar estas variables. Un consumo elevado puede estar justificado por una mayor utilización. En cambio, una subida del consumo sin cambios en los kilómetros o las rutas puede indicar una desviación. Todo debe analizarse en su contexto, con la información que aporte un sistema de gestión de flotas. 

Consejos para mejorar la gestión del combustible en flotas vehiculares

En flotas de empresa el combustible puede ser el mayor coste variable, representando hasta el 30 % del TCM de un vehículo de combustión. 

Para reducir estos costes, conviene establecer una estrategia que permita medir, comparar, detectar desviaciones y actuar sobre ellas.

Implante un seguimiento del consumo por vehículo

Controlar el importe de las tarjetas de combustible sirve para el presupuesto, pero no permite saber si el consumo es adecuado. Mida el consumo en l/100 km por vehículo y haga seguimiento de su evolución.

Si un vehículo pasa de 7 a 8,5 l/100 km de forma sostenida, existe una desviación que afecta la eficiencia de la flota y merece una investigación. 

Agrupe la flota en perfiles comparables

Compare vehículos con un modelo, actividad y condiciones de uso similares. Un vehículo asignado a un comercial, uno utilizado por técnicos de campo y otro destinado a reparto pueden tener consumos diferentes aunque pertenezcan a la misma flota.

Por ejemplo, puede comparar los vehículos de comerciales que trabajan en una misma zona y realizan un volumen de visitas similar. Una auditoría de gestión de flotas suele comparar vehículos similares para tener resultados precisos respecto al consumo. 

Establezca revisiones periódicas

Revise el consumo de forma periódica para detectar desviaciones antes de que se acumulen durante meses y que afecten la rentabilidad de la flota. 

Preste atención a aumentos del consumo, mayor gasto sin aumento de kilómetros, diferencias entre vehículos similares, incremento del ralentí o repostajes que no encajan con la utilización.

Corrija la causa del consumo elevado

Cuando detecte una desviación, determine primero qué la está provocando y actúe sobre esa causa. Puede tratarse de una ruta poco eficiente, una conducción inadecuada, un problema de gestión de mantenimiento o una utilización diferente de la prevista.

Después de aplicar la medida, compruebe si el consumo mejora. Si la desviación se mantiene, revise de nuevo los datos y analice otras posibles causas antes de tomar nuevas medidas.

Integre el combustible en la gestión global de la flota

El combustible debe analizarse junto con el mantenimiento e incidencias, la utilización real y la disponibilidad, la política de vehículo de empresa y la transición energética. 

Esta visión integral permite mejorar la gestión de flotas. Cada consumo debe valorarse dentro del contexto general del vehículo para obtener un mejor diagnóstico.

5 situaciones que deberían hacerle revisar el consumo

No todos los consumos elevados indican un problema. Lo importante es detectar cambios o diferencias que no tienen una explicación clara.

Apóyese en esta tabla orientativa para saber si es necesario revisar el consumo del combustible de los vehículos en su flota:

Situación	Qué revisar	Posible diagnóstico
1. Un vehículo similar consume más que otro	Uso, rutas y estado del vehículo.	Diferencias de uso, conducción o mala gestión del mantenimiento.
2. Aumenta el consumo sin más kilómetros	Cambios respecto a periodos anteriores.	El vehículo puede consumir más por una incidencia o cambios de ruta.
3. Aumenta el gasto y baja la actividad	Litros, kilómetros y coste.	Puede haber un aumento del consumo por kilómetro o un uso menos eficiente.
4. Hay demasiado tiempo en ralentí	Horas con el motor encendido.	El vehículo puede permanecer tiempo encendido sin desplazarse.
5. Los repostajes no encajan con el uso	Litros, kilómetros y consumo habitual.	Puede haber repostajes no justificados o consumos superiores al esperado.

¿Ha detectado algunas de estas situaciones? Primero y principal, debería tener una plataforma de gestión y seguimiento de flotas para analizar objetivamente cada variable.

Ahora bien, estas situaciones no implican necesariamente que exista un problema. Sin embargo, sí son señales que justifican revisar los datos y buscar su causa.

Los errores más comunes al gestionar el combustible de una flota

Muchas ineficiencias aparecen porque la empresa controla el gasto de combustible de la flota, pero no el comportamiento que hay detrás.

Estos son los errores más habituales ante una ineficiente gestión del consumo de combustible en las flotas:

No establecer un consumo de referencia

Si no existe un consumo habitual para cada vehículo o tipo de servicio, resulta difícil saber cuándo una cifra es anormal. Por ejemplo, un vehículo que normalmente consume 7,5 l/100 km debería revisarse si pasa a 9 l/100 km sin que haya cambiado su uso.

No relacionar el consumo con las rutas

La distancia no es la única variable: tráfico, pendientes, recorridos urbanos o paradas frecuentes también pueden modificar el consumo. Dos vehículos que recorren 3.000 km pueden tener consumos diferentes si uno trabaja en ciudad y otro en carretera.

No revisar los datos cuando cambia el comportamiento

Una variación mantenida en el consumo puede ser una señal de que algo ha cambiado. Si un vehículo pasa de consumir 7 a 8,5 l/100 km durante varias semanas, conviene investigar qué ha ocurrido antes de asumir que se trata de una variación normal.

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