¿Qué es la gestión de mantenimiento de flotas y por qué es importante?

La gestión de mantenimiento de flotas consiste en planificar, coordinar y controlar las revisiones, averías y demás actuaciones necesarias para mantener los vehículos en buen estado. Este conjunto de procesos se realiza para prevenir incidencias, reducir tiempos de inmovilización, controlar los costes y asegurar la disponibilidad de la flota.

En Iberofleeting tenemos más de 20 años de experiencia en gestión de flotas y te explicamos en qué consiste el mantenimiento de flotas y cómo se administra correctamente.

La importancia de gestionar el mantenimiento

Gestionar el mantenimiento de las flotas es clave porque permite pasar de una solución reactiva (reparar las averías cuando aparecen) a una planificación preventiva (evitar dichos problemas). 

Esto reduce tiempos de inactividad, anticipa intervenciones y mantiene una mayor disponibilidad de los vehículos.

Objetivos de la gestión de mantenimiento de flotas

El servicio de gestión de mantenimiento tiene varios propósitos: :

• Reducir averías inesperadas mediante revisiones y actuaciones preventivas.
• Controlar los costes asociados a reparaciones, neumáticos y mantenimiento.
• Planificar las intervenciones para evitar que afecten innecesariamente a la actividad.
• Reducir el tiempo de inmovilización de los vehículos.
• Conservar un historial de mantenimiento de cada unidad.
• Mejorar la disponibilidad de la flota para la actividad diaria.

Una auditoría de gestión de flotas suele detectar los principales problemas. Luego, la gestión propia los corrige para mejorar la disponibilidad de cada vehículo. 

3 tipos de mantenimiento en flotas corporativas

Hay tres diferentes tipos de mantenimiento: preventivo, correctivo y predictivo. Cada uno se utiliza en distintos contextos. Veamos qué implica cada uno. 

1. Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo se realiza antes de que aparezca una avería. Se sigue una planificación basada en el tiempo, el kilometraje o las recomendaciones del fabricante. Se utiliza para anticipar el desgaste mediante revisiones periódicas, cambios de aceite, sustitución de neumáticos y otras actuaciones programadas.

Su objetivo es reducir la probabilidad de averías inesperadas y evitar periodos de inmovilización.

2. Mantenimiento correctivo

El mantenimiento correctivo se realiza cuando aparece una avería o se detecta un problema que requiere intervención. Puede tratarse de una incidencia inesperada o de un problema identificado durante una revisión.

Se utiliza para recuperar la operatividad del vehículo, aunque una buena gestión busca reducir las intervenciones urgentes mediante una planificación preventiva adecuada.

3. Mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo utiliza información sobre el estado y el uso del vehículo para anticipar posibles fallos. Se aplica cuando existen sistemas de monitorización de flotas para detectar señales de desgaste y prever cuándo puede ser necesaria una intervención.

Su objetivo es actuar antes de que se produzca una avería, complementando al mantenimiento preventivo y ayudando a evitar intervenciones innecesarias.

¿Qué incluye la gestión del mantenimiento de una flota?

Para gestionar el mantenimiento, se necesita controlar todo el proceso con una plataforma de gestión de flotas, como la de Iberofleeting. 

Aquí explicamos qué incluye toda la gestión del mantenimiento, desde principio a fin. 

Seguimiento del mantenimiento preventivo

El kilometraje es fundamental para saber cuándo corresponde realizar determinadas actuaciones. También pueden establecerse revisiones por periodos de tiempo.

Contar con estos datos permite anticipar mantenimientos y evitar que una revisión se retrase por falta de seguimiento. 

Gestión de averías e incidencias

Cuando aparece una avería, es necesario registrar la incidencia, coordinar la intervención y realizar el seguimiento hasta que el vehículo vuelve a estar operativo.

La rapidez en esta gestión es importante cuando el vehículo resulta necesario para la actividad diaria de la empresa.

Control de neumáticos

Los neumáticos forman parte del mantenimiento habitual de una flota. Requieren seguimiento tanto por kilometraje como por estado y necesidades de sustitución.

Su gestión debe integrarse con el resto del mantenimiento para evitar intervenciones aisladas o sustituciones que no estén correctamente planificadas.

Coordinación con talleres y proveedores

La empresa debe coordinar las citas, seguir las reparaciones y comprobar que las actuaciones pendientes se resuelven.

En una flota con muchos vehículos, centralizar esta información evita depender de comunicaciones dispersas entre conductores, responsables, talleres y proveedores.

Seguimiento de costes

Cada intervención tiene un impacto económico. Registrar y gestionar estos costes de flota permite detectar desviaciones y conocer cuánto cuesta mantener los vehículos.

Los softwares de seguimiento utilizan el historial de intervenciones y los costes por vehículo para identificar oportunidades de mejora en la gestión de flotas.

¿Cómo mejorar la gestión del mantenimiento de flotas? Paso a paso

Para mejorar la gestión del mantenimiento de flotas, es necesario planificar el proceso y evitar una administración basada únicamente en incidencias. Este es el paso a paso. 

1. Centralice la información de los vehículos

Cada vehículo debe tener información sobre sus revisiones, kilometraje, intervenciones, averías y actuaciones pendientes. Tener estos datos centralizados facilita conocer todo sobre cada unidad sin depender de documentos dispersos.

Además, permite consultar el historial del vehículo y detectar necesidades recurrentes. Cuando la información deja de estar repartida entre conductores, responsables, talleres y proveedores, es más fácil prevenir problemas a tiempo. 

2. Planifique el mantenimiento preventivo

Establezca las revisiones según el kilometraje, el tiempo y las necesidades de cada vehículo. De esta forma, puede anticipar las actuaciones necesarias y organizar las citas con suficiente margen.

La planificación preventiva ayuda a evitar que el mantenimiento se gestione únicamente cuando aparece una avería. También permite organizar mejor los tiempos de inmovilización y reducir el impacto de las intervenciones sobre la actividad.

3. Controle las intervenciones pendientes

El seguimiento de cada intervención permite saber qué necesita cada vehículo, cuándo está prevista la actuación y en qué estado se encuentra. Así puede controlar todo el proceso hasta que el vehículo vuelve a estar operativo.

Conviene registrar las actuaciones pendientes, las fechas previstas, el taller responsable y la finalización del trabajo. De esta forma, mantiene una visión actualizada del mantenimiento y puede actuar rápidamente ante cualquier retraso.

4. Coordine talleres y proveedores

La gestión del mantenimiento también implica coordinar las citas y mantener una comunicación fluida con los talleres y proveedores. Esto facilita gestionar eficientemente la flota, organizando las intervenciones y siguiendo las reparaciones.

Una gestión centralizada permite además conocer el estado de cada actuación. Todo sin que la empresa tenga que realizar individualmente el seguimiento con cada proveedor.

5. Analice los costes de mantenimiento

El mantenimiento debe controlarse también desde una perspectiva económica. Analizar cuánto se gasta en cada vehículo y qué tipo de intervenciones generan más costes permite detectar desviaciones y gastos recurrentes.

Esta información facilita tomar decisiones sobre la flota y valorar. Por ejemplo, es posible valorar cuándo un vehículo acumula unos costes de mantenimiento que estén afectando la rentabilidad de la flota. 

6. Utilice herramientas para centralizar la información

Una herramienta de gestión facilita registrar intervenciones, consultar historiales y planificar actuaciones. La digitalización también reduce tareas manuales y facilita el seguimiento del mantenimiento. 

En Iberofleeting, esta tecnología se integra dentro de nuestro servicio de gestión profesional de flotas. ESQDO, nuestra plataforma de seguimiento de flotas, permite centralizar toda la información, mientras nuestro equipo coordina y controla las actuaciones necesarias.

7. Delegue la gestión en un equipo especializado

Cuando la flota crece, gestionar el combustible, revisiones, averías, talleres, neumáticos, ITV o citas puede requerir demasiado tiempo y recursos. Es preferible delegar el proceso a un equipo especializado. 

En Iberofleeting nos encargamos de coordinar y controlar el mantenimiento de la flota. Con nuestra gestión de flotas, la empresa mantiene el control de sus vehículos sin asumir internamente toda la gestión operativa del mantenimiento.

Diferencias entre gestionar el mantenimiento y reparar los vehículos

Gestionar el mantenimiento implica coordinar y controlar todas las actuaciones sobre los vehículos. Reparar consiste en realizar físicamente el trabajo en el taller.

Estas son las principales diferencias entre la gestión del mantenimiento y la reparación de vehículos de una flota:

Gestionar el mantenimiento	Reparar el vehículo
Planificar revisiones y actuaciones	Realizar la intervención mecánica
Coordinar citas con talleres	Ejecutar la reparación
Hacer seguimiento de los trabajos	Sustituir o reparar componentes
Controlar incidencias y actuaciones pendientes	Devolver el vehículo a condiciones de funcionamiento
Registrar y consultar el historial	Informar sobre el trabajo realizado

En Iberofleeting gestionamos el mantenimiento de forma integral. Controlamos revisiones, coordinamos citas, hacemos seguimiento de cada vehículo vía GPS y centralizamos toda la información. Si es necesario, también podemos elegir coches para su flota pensando en reducir la necesidad de mantenimiento.

Mejore el control del mantenimiento de su flota con Iberofleeting

En Iberofleeting tenemos más de 20 años gestionando flotas en España. Esto nos permite coordinar el mantenimiento de sus vehículos con talleres y proveedores, haciendo seguimiento de cada actuación.

Con nuestra gestión integral y el uso de ESQDO, hemos conseguido reducir hasta un 10 % el TCM (Coste Total de Movilidad) de nuestros clientes. 

¿Quiere mejorar el control de su mantenimiento? Hable con nuestro equipo.